Bon logiciel de gestion de fichiers

Question

Actuellement, tous nos fichiers sont stockés sur un lecteur réseau Windows et avec 15 membres du personnel et 3 travailleurs externes, le contrôle des fichiers commence à devenir un peu un cauchemar. Même si nous avons une politique en place, les gens semblent toujours sauvegarder leurs fichiers sur leur PC, les modifier et les recopier sans avertir qui que ce soit, envoyer des fichiers par email et créer des dossiers/structures qui n'ont de sens que pour eux. .

Par conséquent, sur un projet récent, nous avons constaté que 3 membres du personnel utilisaient des versions différentes du même document et lorsque ces 3 personnes sont éditeurs et correcteurs, vous pouvez probablement imaginer le problème qui s'est ensuivi. Nous recherchons donc de jolies applications simples de gestion de fichiers. MS Sharepoint a été mentionné mais nous cherchons à éviter d'être lié à une machine Windows, et le coût de l'installation, etc., semble cher, en particulier pour une entreprise à but non lucratif. De plus, il semble que Sharepoint soit un peu exagéré pour nos besoins.

Tout nous avons besoin est quelque chose qui peut remplir les conditions suivantes:

• peut être utilisé pour stocker des fichiers de contrôle
• permettent différents accès utilisateur
• fournir versioning base
• , espérons accessible par une web -browser pour que nos télétravailleurs puissent y accéder

Nous ne sommes pas friands des solutions SAAS ause de la nature de notre confidentialité et aussi parce que nous utilisons ces fichiers toute la journée tous les jours et la connexion internet descend de temps en temps. Nous voulons être en mesure d'installer en interne.

Idéalement, la solution sera FOSS, bien que nous envisagions d'acheter un logiciel s'il répond à nos besoins.

Answer 1

Vous pouvez essayer Alfresco:

Alfresco est l'Open Source Alternative pour Enterprise Content Management (ECM) dirigé par John Newton, fondateur de Documentum, et John Powell, ancien chef de l'exploitation de l'entreprise Objets, et est soutenu par Accel Partenaires, Mayfield Fund et SAP Ventures.

Here a un bon comment l'installer sur Linux.

Answer 2

Un système de contrôle de source ne serait-il pas utile? SVN par exemple? il est vrai que les fichiers binaires sont un problème ici, mais si vous utilisez un format de base, vous pouvez convertir en rtf ou les nouvelles normes de document utilisées par Office 2007 \ OpenOffice.

Il est à noter que SharePoint et d'autres variantes sont largement utilisés pour une raison; ils font ce dont vous avez besoin.

Answer 3

La première question que vous devez probablement poser est de savoir pourquoi les partages de fichiers Windows existants ne fonctionnent pas, et les gens continuent d'enregistrer des fichiers sur leur propre ordinateur. Par exemple, s'ils travaillent souvent à l'extérieur du bureau et ne peuvent pas accéder aux partages de fichiers ou doivent conserver une copie de travail, ce sont des problèmes qui peuvent être résolus avec SharePoint ou un autre contrôle de version/gestion de fichiers Logiciel. Toutefois, s'ils ne respectent pas la politique, le logiciel que vous avez mis à sa place n'aura plus d'importance. Déterminer quels problèmes les utilisateurs ont vont vous aider à choisir la bonne solution.

Answer 4

Essayez-vous d'éviter Windows Server complètement, ou évitez simplement d'acheter Microsoft SharePoint Server?

Si vous souhaitez acheter une licence Windows Server, vous obtiendrez une version de base de SharePoint Server appelée SharePoint Services dans le cadre du package. SharPoint Services vous permet d'avoir un puissant système de gestion de documents et de collaboration sans avoir à acheter un logiciel supplémentaire.Il inclut un système de contrôle de version et vous pouvez l'intégrer avec d'autres applications. Vous pouvez trouver plus d'informations ici: Windows SharePoint Services 2.0 Overview.

Microsoft Groove est une autre solution fournie par MS qui peut gérer la gestion de fichiers et le contrôle de version. Vous pouvez trouver plus d'informations à ce sujet ici: Microsoft Groove. Une fonctionnalité intéressante de Groove est qu'il peut servir de frontal pour Sharepoint (et probablement SharePoint Services) pour permettre aux utilisateurs d'interagir plus facilement avec le mécanisme de stockage de fichiers. Une troisième option, mais moins puissante, consisterait à utiliser vos partages de fichiers réseau existants (via Windows ou Samba), à mapper les partages sur des disques locaux et/ou à reconfigurer leurs documents pour pointer vers le réseau et à activer Stockage hors ligne. Cela permettra aux utilisateurs d'interagir avec leurs documents comme s'ils étaient des fichiers locaux même lorsqu'ils sont hors ligne. Il y aura quelques petits problèmes que vous rencontrerez avec cette route, mais cela vous éviterait d'utiliser une solution Microsoft pure.

Answer 5

Je ne sais pas c'est le meilleur endroit pour une telle question (ses discussio un sans écriture/mauvaise réponse), mais de toute façon

applications Google pour les entreprises?

http://www.google.com/apps/intl/en/business/index.html

Totalement facile, faible TOC (OSS est pas libre dans un sens horaire).

Vous pouvez partager des documents (lecture/écriture ou lecture seule) avec des personnes extérieures ou tout simplement ne l'ancienne copie fashioned/coller le détail dans OpenOffice/Word/iLife que ce soit et envoyer une copie pour les

Answer 6

En réponse à certaines des questions ci-dessus.

La principale raison pour laquelle il ne fonctionne pas est parce que. Une personne ouvrira un document à partir du lecteur partagé et sauvegardera une copie sur son ordinateur, sur lequel elle travaille. Les changements qu'ils font ne sont pas sur le disque partagé, quand ils le recopient, que tout le monde fait les changements qu'ils ont fait écraser tout ce que quelqu'un d'autre a fait, ils n'informent personne, donc si quelqu'un travaille à partir de ce document, ils travaillent maintenant sur un vieux document. Il s'agit d'amener les utilisateurs dans un meilleur état d'esprit! Mais nous pensons que les logiciels peuvent aider à cela, en plus de nos travailleurs externes n'ont pas accès au lecteur interne à l'heure actuelle.

Nous avons un certain nombre de serveurs, un seul est Windows et donc nous voulons échapper à l'utilisation de ce serveur Windows et avoir tous les serveurs Linux pour faciliter la gestion. Tout produit MS nécessitera que nous courions une machine MS dédiée !!

Les lecteurs locaux mappés ne sont pas vraiment une bonne option car beaucoup de gens travaillent hors du bureau et ne seront donc pas sur le réseau pour contribuer, et la structure du fichier ne le permettrait probablement pas.

Il semble que la solution MS soit la seule, j'espérais juste qu'il y avait quelques bonnes alternatives disponibles qui étaient aussi un peu plus simples.

Thnkx

Answer 7

Une bibliothèque de documents sharepoint standard, avec le contrôle de version activé et la vérification/vérification requise, répond à vos besoins. Comme précédemment posté, WSS est gratuit avec Windows Server.