Crossover Excel/Access: Dois-je joindre des feuilles de calcul aux enregistrements

Question

J'ai actuellement un système archaïque d'enregistrements client que j'essaie d'améliorer.

Pour chaque client j'ai un répertoire, dans ce répertoire, j'inclue un répertoire pour chaque travail. Chaque travail a une feuille de calcul que j'utilise pour stocker leurs données personnelles, et exécuter des calculs et des coûts spécifiques à leurs besoins. À mon tour, j'ai aussi des documents Word qui sont liés à leur feuille de calcul qui se mettent automatiquement à jour en conséquence. La feuille de calcul est également exportée en tant que pdf ainsi

J'essaye de construire une base de données des dossiers de client dans l'accès, juste assez en avant. Pour chaque nouveau client, je dois pouvoir ajouter la feuille de calcul appropriée à ses enregistrements, mettre à jour la feuille de calcul en conséquence avec ses détails, utiliser la feuille de calcul pour calculer ses coûts, etc. Je ne veux pas saisir la même comme un système cohérent, avec des données transmises entre l'accès et Excel.

Cela devrait-il être assez facile à faire avec les deux paquets?

Answer 1

Sur la base de ce que vous avez décrit ci-dessus, je voudrais faire les commentaires suivants:

1. Le passage à une base de données d'accès est certainement une bonne idée et serait plus efficace de la façon dont vous créez actuellement/stocker les dossiers/emplois du client.

2. Je voudrais suggérer la conception de la base de données pour servir de système de facturation & de gestion des travaux aussi - de cette façon que vous pourriez faire disparaître avec le besoin pour les feuilles de calcul individuelles. Si vous avez utilisé la base de données pour enregistrer/calculer les coûts pour les clients, vous pouvez également concevoir les requêtes/rapports nécessaires pour supprimer également les documents Word. Pour vous donner une idée, peut-être vérifier ce modèle de bureau: http://bit.ly/bXLXhl

Cependant, pour répondre précisément à votre question: Access 2007 a partir d'un type de champ « attachement » pour les dossiers qui pourraient être utilisés pour faire ce que vous » re demande. Mais, réitérant ce que j'ai mentionné ci-dessus, je ne pense pas que le faire de cette façon vous fournirait l'un des avantages améliorés de l'utilisation d'une base de données.

Cordialement,

David